La reprise de données : une étape cruciale vers la réussite de votre projet
La reprise de données est une étape essentielle lorsqu'il s'agit de migrer vers un nouveau logiciel de gestion de bibliothèque. Nous comprenons que vos données (documents, lecteurs, historiques d'emprunts) constituent le cœur de votre activité, c’est pourquoi nous attachons une attention particulière à ce processus afin d'assurer une transition fluide, complète et sécurisée vers notre logiciel.
Migration et Reprise de Données
La « Migration » ou « Reprise » des données constitue une étape essentielle lors d'un changement de logiciel.
Cette opération, complexe, vise à garantir que tous les efforts qui ont été consentis pour alimenter l'ancien logiciel se retrouveront sous une forme identique, voire améliorée dans la nouvelle solution que vous avez choisie.
Les questions à se poser avant une migration
Toute récupération de données est un processus intrinsèquement complexe, et pour lequel il est nécessaire de faire un état des lieux avant de démarrer ces opérations :
Quel est l'état de mes relations avec mon fournisseur actuel ? Mon contrat de maintenance est-il toujours actif ? | |
Quelle est la position de mon fournisseur actuel dans une logique de changement de SIGB ? Quelle est sa position par rapport à celle suggérée par la charte FULBI ? | |
La charte FULBI, si elle a été adoptée par mon fournisseur actuel, garantie que je vais pouvoir récupérer mes données dans de bonnes conditions. Elle n'impose ni ne préconise quoi que ce soit en termes de coût de cette opération : quelles sont les conditions proposées par mon fournisseur actuel pour mettre à disposition mes données ? | |
Est-ce que j'ai un accès direct à mes données ? En particulier, est-ce que mon logiciel actuel propose un export Unimarc + 995 complet, les fonctionnalités spécifiques d'export des données, l'accès à un Dump ou à une copie de ma base de données ? Nous pouvons vous aider à analyser votre situation particulière sur ces différents points techniques. |
Faites confiance à notre expérience
Depuis de nombreuses années, notre expérience des transferts de données entre logiciels (que ce soit entre deux SIGB ou dans d'autres secteurs - CRM, ERP, ...) nous a permis de développer un outil de migration automatique (que l'on peut voir comme un convertisseur de données entre deux systèmes informatiques).
Les avantages de cette approche sont multiples :
Reproductibilité
Le fait d'utiliser un automate de migration garantie que les données de sortie seront identiques en qualité entre deux jeux de données d'entrée structurés de la même manière.
Bénéfice de l'expérience
Toute migration bénéficie de l'expérience, des réussites mais aussi des erreurs corrigées lors des reprises antérieures (s'agissant du même logiciel de départ).
Rapidité de Mise en Oeuvre
Il est ici question d'un outil automatique et informatisé : ainsi, la transformation des données d'un logiciel tiers en donnés CoLibris® est un processus technique qui prend généralement moins d'une heure.
Flexibilité
Par son caractère totalement paramétrable, l'automate peut être configuré pour être adapté aux besoins spécifiques du client, à des caractéristiques ou des formats particuliers de ces données.
Systématicité
Le propre d'un automate est de reproduire un schéma : lorsque le traitement effectué est pertinent, il garantit que le résultat sera reproductible. Lorsque le traitement produit une anomalie, celle-ci est aisément détectable, ce qui facilite sa correction.
Qualité
Lorsque des anomalies sont connues ou constatées dans le logiciel antérieur, des règles spécifiques peuvent être introduites dans l'automate de façon à les corriger à la volée lors de la migration.
Les Données récupérées lors d'une migration
L'usage d'un outil informatique, que ce soit dans le monde des bibliothèques ou dans tout autre environnement, impose de garder le contrôle, la qualité et la pérennité sur les données traitées.
C'est pour cela que LOGIQ Systèmes a été un des premiers signataires de la charte FULBI en 2009 et attache une importance particulière à vos données lors de la reprise d'un site utilisant solution tierce.
Le périmètre d'une reprise de données (c'est-à-dire la liste des données qu'il est nécessaire de transférer de l'ancien logiciel vers le nouveau) est défini au cas par cas, en fonction de chaque projet. Il y a néanmoins socle commun, incontournable, que l'on retrouve dans tous les projets de migration :
Usagers
Lecteurs, collectivités, caractéristiques des prêts, cotisations, etc.
Catalogue
Notices, exemplaires, collections, autorités
Echanges
Emprunts et réservations.
Historiques
Données historisées sur les échanges (emprunts et réservations).
La reprise de ces éléments, quelle que soit la solution antérieure, garantie :
- la continuité de l'exploitation (gestion fluide des ouvertures au public) dans la période de transition entre l'ancien et le nouveau logiciel,
- la possibilité de produire des statistiques annuelles fiables lorsque le changement de logiciel se fait en cours d'année,
- que les outils avancés de consultation, d'analyse, et de tri des données disponibles dans CoLibris® vont permettre d'améliorer et de fiabiliser les informations gérées au sein du SIGB.
Planning Pratique Indicatif d'une migration de données
Le planning de la migration est conditionné par la disponibilité et les contraintes de service du client. Ce planning est adapté à chaque cas particulier.
Il est dicté par les échanges entre LOGIQ Systèmes et le client dans le cycle « prise de données -> traitement -> restitution des données ».
Outre la qualité du résultat attendu, l'organisation vise a minimiser le temps d'indisponibilité de l'outil de production, qui se traduit généralement par une fermeture de la médiathèque
Durée
Entre 1 et 4 semaines
Flexibilité du planning
Maximale
Fiabilité du résultat
100 %
Interruption de service
48 heures maximum
Prise de données Initiale
La prise de données initiales consiste en la récupération chez le client des données de l'ancien logiciel.
T0
->
T0 + 1 Semaine
Adaptation de l'automate de transfert
Les paramètres de l'automate de transfert sont ajustés en fonction de la version du logiciel repris et des caractéristiques spécifiques des informations saisies par le client.
Mise à Disposition des données migrées
Les données reprise sont intégrées dans un environnement de test et mises à la disposition du client pour vérification de complétude et de qualité.
->
T0 + 2 Semaines
Validation de la Migration
En utilisant la base de test, le client peut valider la complétude et la qualité de la reprise. Il fait remonter à LOGIQ Systèmes les éventuelles anomalies rencontrées.
Adaptation de l'automate de transfert
Pendant la phase de test des données migrées, nous adaptons le cas échéant, l'automate de transfert en fonction des remarques du client et mettons à disposition le jeu de données modifié en temps réel dans un cercle vertueux.
Prise de données Finale
La prise de données finales est la dernière étape avant la mise en route du nouveau logiciel. A compter de cette date, les éventuelles modifications dans l'ancien logiciel seront plus prises en compte.
Migration Automatique
Grâce à un processus entièrement automatisé, les données de l'ancien logiciel sont transférées dans CoLibris®. L'automatisation permet de garantir que le résultat final sera strictement identique à celui obtenu à l'étape 4.
48 heures
Mise en Production
Les données sont installées dans votre base définitive et vous pouvez commencer à travailler avec votre nouveau logiciel.
Ajustements
Nous conservons les données de votre ancien logiciel pendant plusieurs mois (jusqu'à 12 mois). Si des anomalies ou des omissions apparaissaient dans les données mise en place pendant cette période, une mise à jour des données de CoLibris® peut être effectuée « à posteriori ». Ces prestations sont couvertes par le contrat de maintenance et ne font pas l'objet de coût supplémentaire.
(*) dans de nombreux projets, la mise en service est planifiée de la façon suivante : prise des données finales (étape 5) le vendredi en fin de journée, mise en production le lundi à midi ce qui induit une période d'indisponibilité limitée à une demi-journée.
Voici une liste non exhaustive de logiciels dont nous avons l'habitude de reprendre les données :
S
Absothèque Access Agate Androsace Atalante BCDI BGP Biblio3000 Casiopée Elissa Novalys Orphée Micro Orphée .net Paprika Papyrus QuickBook Papyrus Sapientia WaterBear WinBiblix/Si
Si votre logiciel n'est pas dans la liste ..., n'hésitez pas à nous contacter afin que nous l'ajoutions !